Jak usuwać duplikaty w Excelu szybko i efektywnie?

Usuwanie zduplikowanych wpisów jest kluczowym krokiem w czyszczeniu i przygotowywaniu danych do analizy. Excel oferuje wbudowane narzędzie, które pozwala usunąć duplikaty z całego zakresu lub na podstawie wartości w wybranych kolumnach.

Krok 1: Wstępne przygotowanie danych

Zanim zaczniesz usuwać duplikaty, upewnij się, że Twoje dane są uporządkowane:

• Idealnie, jeśli dane znajdują się w formie Tabeli Excela (zaznacz dane i naciśnij Ctrl + T). Tabela automatycznie zarządza zakresem.
• Jeśli używasz zwykłego zakresu, upewnij się, że zaznaczasz wszystkie kolumny należące do zestawu danych. Jeśli zaznaczysz tylko jedną kolumnę, Excel usunie całe wiersze na podstawie duplikatów tylko w tej jednej kolumnie, co może prowadzić do utraty powiązanych danych.

Przykład danych:

A | B | C

ID | Nazwisko | Miasto

101 | Kowalski | Wrocław

102 | Nowak | Kraków

101 | Kowalski | Wrocław (Duplikat)

103 | Wiśniewski | Poznań

102 | Nowak | Rzeszów (Prawie duplikat)

Krok 2: Użycie narzędzia "Usuń duplikaty"

Excel automatycznie wykryje i usunie wszystkie wiersze, które mają identyczne wartości w kolumnach, które wskażesz.

1. Zaznacz zakres: Zaznacz całą tabelę lub zakres komórek, z którego chcesz usunąć duplikaty (np. A1:C100).
2. Przejdź do narzędzia: Przejdź do zakładki Dane na wstążce Excela.
3. Wybierz opcję: W sekcji Narzędzia danych kliknij Usuń duplikaty.
4. Wybierz kolumny: Otworzy się okno dialogowe z listą wszystkich kolumn w zaznaczonym zakresie.
• Jeśli chcesz usunąć tylko te wiersze, które są dokładnie identyczne (jak wiersz Kowalski / Wrocław), zaznacz wszystkie kolumny.
• Jeśli chcesz usunąć duplikaty na podstawie tylko wybranej kolumny (np. usunąć wiersz Nowak / Rzeszów, ponieważ ID 102 już występuje, niezależnie od miasta), zaznacz tylko kolumnę ID.
5. Potwierdź: Kliknij OK. Excel poinformuje Cię, ile duplikatów zostało usuniętych i ile unikalnych wartości pozostało.

Alternatywa: Identyfikacja duplikatów bez usuwania

Jeśli chcesz tylko zobaczyć, które wpisy są zduplikowane, zamiast je usuwać, użyj **Formatowania warunkowego**.

1. Zaznacz kolumnę lub zakres, który chcesz sprawdzić (np. tylko kolumnę ID).
2. Przejdź do zakładki Narzędzia główne.
3. Kliknij Formatowanie warunkowe -> Reguły wyróżniania komórek -> Duplikujące się wartości....
4. Wybierz kolor i kliknij OK. Excel podświetli wszystkie duplikaty, pozwalając Ci na ręczną weryfikację przed ich usunięciem.

Ważna uwaga: Narzędzie "Usuń duplikaty" usuwa całe wiersze i pozostawia tylko pierwszy napotkany unikalny wiersz. Pamiętaj, aby zawsze wykonać kopię zapasową arkusza przed masowym usuwaniem danych.